4. Implementere

Nå kan dere iverksette forbedringsforslagene! Men aller først må dere lage en standard eller rutiner for hvordan dere skal jobbe.

På dette punktet bruker vi begrepene «standard» og «rutine» om hverandre.

En rutine er en beskrivelse av hvordan arbeidet skal gjøres. Standard er gjerne noe større.

En standard kan handle om konkrete rutiner, men også om hvordan en ting skal være, for eksempel et arbeidsmiljø. Begge ordene har det til felles at det er en norm en har bestemt seg for, og som en deretter følger.

Hva bør dere gjøre? 
Her er det som må til for å implementere den nye løsningen for arbeidsprosessen:

  • Finne ut hvilke områder som trenger arbeidsstandarder (rutiner) og lage en plan for når disse skal være ferdige.
  • Bruk gjerne 5s-metoden
  • Lage nye arbeidsstandarder/arbeidsrutiner basert på framtidig arbeidsprosess.
  • Gjennomføre vedtatte forbedringstiltak. Noen forslag må kanskje testes ut, andre tiltak (lavthengende frukter), kan settes i verk med en gang.

5s-metoden
For å lage en rutine kan det være nyttig å ta en ordentlig opprydding, enten det gjelder i rom som kjøkken og kontor, eller på filstrukturen på pc-en.

Da er det greit å jobbe etter 5S-metoden. De fem S-ene kan du jobbe etter uavhengig av de andre lean-aktivitetene, men det passer ekstra godt å ta en runde på dette tidspunktet.

Hva består 5S av?

1) Sorter 
Merk ting etter tre kategorier:
- ta vare på 
- usikker
- kast

Bruk gjerne merkelapper (tagger). Under kan du laste ned maler for disse, skriv gjerne ut på rødfarget papir.

2) Systematiser
- alt du bruker til daglig nær deg
- merk hyller, permer, dører, mapper og kasser
- tegn gjerne opp rommet/lageret/hyllene

3) Skinne
- rengjør arbeidsplassen

4) Standardiser
- beslutt standard
- ta gjerne bilde av ny standard og heng opp i rommet/ved døra

5) Sikre standard
- følg opp standarden/rutinen, ha faste revisjoner
- «revisoroppdrag» kan gjøres på omgang
- ha standarden/rutinen som fast tema på tavlemøter.

Bruk gjerne merkelapper som hjelpemiddel, for å merke hva du skal ta vare på og ikke.

Gjennomføring av 5s

  • Legg en plan og bestem når 5s skal gjennomføres
  • Bestem 5s-områder i avdelingen 
  • Beslutt standard
  • Fordel oppgaver på team/enkeltpersoner
  • Gjennomfør 5s-arbeidsøkter 
  • Sikre vedlikehold av standard 
  • Gjennomfør revisjon ukentlig/månedlig 
  • Synliggjør revisjonsresultat på lean-tavla
Publisert
28.02.2014
Sist endret
05.03.2014
Publisert av
Gran kommune