3. Forbedre

Analyser nå-bildet, altså oversikten dere lagde i kartleggingsfasen. Luk ut sløsing, plunder og heft, og fokuser på forbedringsforslag. Lag en tiltaksplan.

På dette punktet skal dere legge grunnlaget for en ny og forbedret prosess. For å forbedre, må en først finne ut hva som er årsak til problemet.

1. Finn problemene

Hvordan skal en finne ut hva som er sløsing eller post it-lappene som er «plunder og heft»? Det er ikke alltid like lett, men her er noen stikkord du kan ha i bakhodet:

  • Still deg spørsmålet «hvorfor gjør vi det sånn»?
  • Søk og finn forbedringsområdene
  • Ikke alle prosesser er ineffektive
  • …det er alltids rom for forbedring
  • Ville brukeren vært villig til å betale for dette?
  • Hvordan bruker vi arbeidstida til fordel for brukeren?

2. Finn årsakene til problemene
Hvordan og hvorfor oppstår sløsing? Det kan skyldes flere ting:

  • Ingen tradisjon for synlig driftsledelse
  • For lite fokus på brukerens behov
  • For lite fokus på tjenestekvaliteten
  • Manglende standarder/rutiner
  • Gamle standarder/rutiner
  • Verden forandrer seg
  • Store prosesser
  • Uoversiktlig mellom avdelinger
  • Forstyrrelser / avbrytelser
  • Feil som fører til omarbeiding 

Når dere har funnet et problemområde, kan metoden "fem hvorfor" være til god hjelp. 

  • Les mer om "Fem hvorfor". 

Eksempel
Si at du jobber i en avdeling hvor dere har kontormøter/fagmøter, og at disse møtene er området dere skal forbedre.

Problemet/«plunderet» kan for eksempel være:

  • Møtehyppighet (for sjelden eller for ofte)
  • Dårlig møteledelse
  • Mangel på agenda
  • Deltakere: Må alle delta hele tiden?
  • Vente på noen

Si at seks personer venter 15 minutter: Det betyr 90 minutter, eller 1,5 time. Skjer dette hver uke i en måned, betyr det cirka 6,5 arbeidstimer til sammen. 

Når dere har identifisert hva som er «plunder og heft» eller problem/forstyrrelser, tar dere en gjennomgang av nå-kartet, plukker ut «flaskehalsene», og kommer med forbedringsforslag.

Noen av forslagene kom kanskje alt da dere jobbet på trinn to – kartlegging. Ta med disse også.

I neste økt skal dere legge forbedringsforslagene inn i tiltaksplanen.

3. Lage tiltaksplan
Nå er tiden kommet for å lage en tiltaksplan for hvordan prosessen skal være for at alt skal fungere bedre enn det gjorde. I denne økta er det alltid behov for at en leder med beslutningsmyndighet er aktivt med.

Dere trenger:

Ta for dere alle forbedringsforslagene (egen farge på lappene). Sett dem inn i tiltaksplanen og prioriter etter prioriteringsmatrisen. 

Prioriteringsmatrisen hjelper dere til å finne ut hvilke tiltak som er mest hensiktsmessige. I matrisen kategoriserer dere de blå forbedringslappene etter hvilke tiltak som krever overordnet planlegging, hvilke tiltak som gir liten effekt men er lett å sette i verk (lavthengende frukt), og tiltak som krever liten innsats, men gir stor effekt.

Fokuser på målet og se tilbake på side én i prosjektplanen. Hva var målet da dere startet innføringsprosjektet? Hold fokus på hva dere kan gjøre i akkurat deres enhet. Let etter de raske gevinstene som er lette å sette i verk.

Heng opp tiltaksplanen på tavla eller på gråpapiret.

Neste gang dere treffes, skal dere i gang med leanprinsipp 4 – implementering.  

Publisert
28.02.2014
Sist endret
05.03.2014
Publisert av
Gran kommune