2. Kartlegg

På dette stadiet er det fram skal dere lage et detaljert kart som viser hvordan situasjonen er i dag.

Dette trenger du: 

  • Medlemmene i forbedringsgruppa
  • En rull med gråpapir, eller ei blank tavle som kan stå en stund
  • Gule post it-lapper, samt evt. post it-lapper i en annen farge
  • Tynne tusjer
  • Saks 
  • Tape

1. Del ut blanke ark til deltakerne i forbedringsgruppa.

2. Individuell jobbing i 5-10 min: Alle skriver oppgaver/aktiviteter som hører til området dere skal forbedre. Beskriv hva og hvordan. Få fram detaljene, hva gjør du egentlig...

Eksempel: Om forbedringsområdet er garderoben i en barnehage, så kan aktiviteter/oppgaver for eksempel være bleieskift, ha på sko, leiting etter klær osv..

3. Samkjøre til fellesliste: En deltaker (samordner) får i oppgave å skrive. Ta en runde rundt bordet. Den som skriver starter. De andre stryker over dersom de har samme oppgave/aktivitet. Samordningspersonen tar utgangpunkt i egen liste og føyer til det som mangler. Alle følger med på sine lister og stryker ord som kommer på felleslista. Underveis på runden kommer gruppa sannsynligvis på flere oppgaver/aktiviteter som hører til forbedringsområdet. Ta med dem også.

4. Gjenta punktene fra 1 til 3, men nå med temaet problemer/forstyrrelser eller plunder og heft.

Noen av problemene/forstyrrelsene er kanskje kommet opp i første runde, men ta en egen runde for å få fram enda flere.

5. Del gruppa i to: Den ene gruppa overfører oppgaver til gule post it-lapper og den andre gruppa overfører problemer/forstyrrelser/aktiviteter til post-it med en annen farge, eller på gule lapper merket med stor P. OBS! kun én definert oppgave / ett definert problem pr lapp.

6. Fest lappene på gråpapir. Arbeid fra venstre mot høyre, slik at gråpapiret blir en slags tidslinje. Synliggjør arbeidsflyt og problemer/forstyrrelser. Beslutt på forhånd tida dere skal bruke (anbefaler 15 minutter maks). Ta stopp og eventuelt ei økt til på 15 minutter.

7. La gråpapiret henge i fellesrommet. Informer og inviter de andre i avdelingen til å bidra.

8. Kvalitetssikre nå-kartet: Nytt møte i forbedringsteamet for å gjennomgå kartet på nytt. La gråpapiret henge oppe.

Mange opplever det som en utfordring å holde fokus på nå-situasjonen, og det er helt normalt at forbedringsforslagene «trenger seg på» i denne økta. Skriv forbedringsforslagene på blå lapper, og sett av en egen plass på gråpapiret, som merkes med overskriften «her henger du forbedringsforslag». Lag et tydelig skille mellom denne plassen, og resten av kartet.

Publisert
28.02.2014
Sist endret
05.03.2014
Publisert av
Gran kommune