1. Planlegg

Planleggingen er det det første steget i leanprosessen.

Det er laget en egen mal (word) for hvordan du kan gå fram på dette steget i prosessen. 

I malen kan du fylle ut navn på virksomheten, hvilket område dere ønsker å forbedre, hvem som skal være med på arbeidet, og tidsplan for når dere skal jobbe med dette.

Last ned mal for forberedelse og gjennomføring (word).
denne siden finner du også pdf-versjon av samme mal. 

Når du skal i gang med et nytt leanarbeid er de følgende punktene viktig å huske på i dette steget av prosessen. Før inn dette i malen for forberedelse og gjennomføring:

1. Velg forbedringsområde
Velg ut et område avdelingen din ønsker å forbedre, gjerne sammen med tillitsvalgte eller andre nøkkelpersoner.

En leanprosess kan for eksempel være saksbehandling med alle aktiviteter fra søknad til vedtak, eller et pasientforløp fra sykehusutskriving, til vedtak i tildelingsenheten og ny hjemmesituasjon.

2. Sett mål for hva dere vil oppnå, og bestem gevinstrealiseringen
Deretter må du spørre deg hva du ønsker å oppnå, sette ord på hvordan du vil merke at målet er nådd, og bestemme gevinstrealiseringen. Det vil si: Når du har nådd målet: Hvordan kan dere utnytte dette til fordel for brukerne? 

Eksempel på forbedringsområde, mål og gevinstrealisering
I en barnehage kan forbedringsområdet for eksempel være det fysiske garderoberommet. 

Hva vil du oppnå? Det kan være å få ro i garderoben, at barna kommer seg raskere ut, og at medarbeiderne blir mindre slitne. Hvordan vil du merke at målet er nådd? Det kan være at medarbeiderne får en bedre arbeidsdag fordi det er mindre kaos, at barna i større grad greier å kle på seg selv, og at de kommer raskere ut til lek og moro.

Gevinstrealiseringen kan være at det en sparer på tid på grunn av mindre kaos i garderoben. Dette kan de ansatte igjen ta ut på mer kvalitetstid sammen med barna.

3. Finn ut hvem som er med på laget
På dette tidspunktet i prosessen skal du også bestemme hvem som skal jobbe med lean.
Når du jobber med lean, har du et forbedringsteam som består av leder og medarbeidere i egen enhet. Det kan for eksempel være et utvalg medarbeidere som har kjennskap til det forbedringsområdet som er valgt.

Vurder om forbedringsområdet berører andre enheter også. I så fall skal dere informere representanter og invitere disse inn i forbedringsteamet.

4. Sett av tid
Til slutt er det viktig å sette av tid til når og hvordan dere skal gjennomføre prosjektet.

5. Informer
Sikre forankring i hele avdelingen, slik at alle har kunnskap om hva som skjer. Husk god informasjon ved milepæler underveis. 

Publisert
28.02.2014
Sist endret
05.03.2014
Publisert av
Gran kommune