Kontraktsoppfølging

Kontraktsoppfølging er alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakt er signert til kontrakten er avsluttet og partene ikke lenger har rettigheter og plikter etter kontrakten. Dette innebærer særlig å kontrollere og sørge for at leverandøren leverer det han skal, når han skal, og ellers oppfyller alle sine plikter. Men det innebærer også å implementere kontrakten i vår virksomhet slik at vi etterlever våre forpliktelser ovenfor leverandøren, og følger den strategi kommunene har valgt for kjøp av den enkelte vare/tjenestekategori. Dersom kommunene har rammeavtaler skal disse benyttes, og evt standardsortiment skal fortinnsvis velges da dette sortimentet er vurdert som godt nok og har de beste betingelsene.

Det gjelder generelt i alle avtaleforhold at partene har en lojalitetsplikt. Lojalitetsplikten stiller krav til forsvarlig og lojal opptreden gjennom hele avtaleforholdet.

Ved avvik, feil eller mangler ved leveransene er det viktig å ta kontakt med leverandøren for reklamasjon. Ofte vil en god tilbakemelding og dialog med leverandøren kunne gjøre begge parter i stand til å oppfylle sine forpliktelser tilfredsstillende. Reklamasjoner skal være skriftlige.

Det eksisterer en rekke ulike kontrakter, og hver kontrakt er unik. Hvordan det er best å følge opp den enkelte kontrakt vil derfor kunne variere.

Oppfølging av kontraktens leveranse og fakturering
Kontrakten beskriver hva slags varer og tjenester som skal leveres, krav og spesifikasjoner. Leveransen skal kontrolleres ved varemottak / attestasjon av faktura i henhold til kommunenes økonomireglement.

Varemottak

Ved varemottak skal det så raskt som mulig kontrolleres at den mottatte vare/tjeneste er i samsvar med bestilling. Når det foreligger pakkseddel skal det noteres og signeres på denne om varen/tjenesten er i orden.

Kontrollsignatur på fraktbrev/ankomstmelding er en bekreftelse på at:

  • varen er mottatt
  • innpakking av varen og antall kolli ikke gir grunn for reklamasjon.

Kontrollsignatur på pakkseddel er en bekreftelse på at:

  • varen er i samsvar med bestilling og ikke gir grunn for reklamasjon

Fakturakontroll
Hensikten med fakturakontroll er at:

  • det blir betalt riktig beløp til fastsatt tid for den vare/ tjeneste som er mottatt og godkjent.
  • fakturaen kontrolleres mot følgeseddel/bestillingsblankett, når dette foreligger.
  • det foretas priskontroll, utregningskontroll og sees etter at rabatter og forfallsdato er i henhold til avtalen
  • fakturaen har riktig betalingsfrist

Hvis det er feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandøren om dette og varsles om at fakturaen holdes tilbake i påvente av kreditnota og eventuelt ny faktura.

Oppfølging av eventuelt andre kontraktsbestemmelser
Det kan være situasjoner der eventuelle kontraktsbestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørers ansatte bør følges opp. Dersom det er mistanke om brudd på slike bestemmelser kan kontroller gjennomføres ved å foreta stikkprøver. Vi kan be om å få utlevert kopi av arbeidskontrakter, timelister eller lønnsslipper. Ta  kontakt med kommunens innkjøpsansvarlig eller innkjøpssamarbeidet.

Oppfølgingsmøte/statusmøte
Dersom det oppdages vesentlige avvik i forhold til kontraktsbetingelsene, bør leverandøren inviteres til et oppfølgingsmøte hvor disse forhold tas opp. Møtet dokumenteres med et referat. Hvis en ikke kommer til enighet kan saken tas opp med innkjøpsansvarlig i kommunen eller innkjøpssamarbeidet for diskusjon om videre oppfølging.

Evaluering av leveranser
Det er aktuelt å  gjennomføre koordinert evaluering av leveransene og oppfølging av avtalte vilkår. For felles rammeavtaler vil innkjøpssamarbeidet koordinere slike evalueringer. Evaluering gjennomføres ved skriftlig tilbakemelding fra avropende enheter. Evalueringspunkter er bl.a leveringspålitelighet, kvalitet på vare/tjeneste, service og oppfølging,  implementering (herunder også opplæring og evt utfasinger), samfunnsansvar og miljø, økonomi, fakturering og e-handel.

Her finner du DIFIs skjemaer for evaluering av leveranser

Les mer om kontraktsoppfølging på DIFIs nettsider.

Publisert
25.11.2013
Sist endret
21.09.2016
Publisert av
Gran kommune

Kontaktinformasjon

Logo ansattportal