Hvordan foreta innkjøp

Det skal bare foretas innkjøp som:

  • er nødvendige og i kommunens interesse
  • det er gitt bevilgning til
  • har økonomisk dekning innenfor den aktuelle budsjettramme


For å sikre at innkjøp foretas på riktig måte skal innkjøpere i kommunene gjøre seg kjent med og følge prosedyrene i Sjekkliste for kjøp av varer og tjenester

For innkjøp som er omfattet av inngåtte rammeavtaler skal rammeavtalene benyttes. Oversikt på rammeavtaler, informasjon om rammeavtalenes omfang, kontaktinformasjon og hvordan avrop på den enkelte avtale kan foretas ligger under innkjøpsavtaler i menyen til venstre.

Alle bestillinger skal som hovedregel være skriftlige, eventuelle muntlige bestillinger skal følges opp med skriftlig dokumentasjon. Bestillinger for Gran og Lunner skal som hovedregel være satt eller registrert i Visma eHandel.

Krav om elektronisk faktura ved alle innkjøp
Alle virksomheter i Gran kommune skal ved bestilling av varer og tjenester stille krav om at leverandørene sender faktura elektronisk som standarden Elektronisk handelsformat (EHF). For bestilling av varer og tjenester gjennom sentralt inngåtte rammeavtaler inngått av innkjøpssamarbeidet for Hadeland er dette kravet allerede ivaretatt.

Det er utarbeidet et internt notat til virksomhetene om dette kravet, samt et informasjonsbrev som kan sendes til aktuelle leverandører dersom de ikke allerede leverer EHF-faktura til kommunen.
Krav om E-faktura - Gran kommune
Brev til leverandører om EHF-faktura - Gran kommune
Brev til leverandører om EHF-faktura - Lunner kommune

Innkjøp på områder uten sentrale rammeavtaler
Ved engangskjøp eller inngåelse av mer langsiktige kontrakter/avtaler stiller regelverket krav til hvordan dette skal gjennomføres. Valg av konkurranseform og kunngjøringer/ bekjentgjøring, avhenger av hva som skal kjøpes og den samlede verdien.

Beregning av anskaffelsens verdi:
For beregning av verdier gjelder følgende hovedprinsipper:

  • anslag på det samlede beløp for alt som skal betales ved en anskaffelse skal være med
  • anskaffelsen skal ikke deles opp i den hensikt å komme under de fastsatte grenser
  • for enkeltprodukter, ensartede produkter og produktgrupper som anskaffes regelmessig, er det samlet kjøp i avtaleperioden, minimum 12 mnd. som legges til grunn
  • eventuelle opsjoner skal tas med
  • materiell oppdragsgiver vil stille til leverandørens rådighet skal regnes med
  • for tidsubegrensede kontrakter skal minimum verdien for 48 mnd legges til grunn

Beregningen av anslaget skal være holdbar og forsvarlig vurdert når forespørsel sendes ut, eller på kunngjøringstidspunktet for anskaffelser som overstiger terskelverdi for kunngjøringsplikt
(kr. 1 100 000 eks mva). Anslaget dokumenteres i anskaffelsesprotokoll eller notat. Bestemmelser om beregning av anskaffelsens verdi er nærmere beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser.

Riktig organisasjonsnummer ved innkjøp
Kommunens organisasjonsnummer skal benyttes ved innkjøp.

Gran kommune: 961381541
Lunner kommune: 961381452
Jevnaker kommune: 961381363

Publisert
17.02.2014
Sist endret
04.01.2017
Publisert av
Gran kommune

Kontaktinformasjon

Logo ansattportal