Inngående fakturaer

Kommunen har reglement og rutiner for bestilling av varer og tjenester, varemottak og attestasjon og anvisning av fakturaer. Alle som skal foreta innkjøp skal ha innkjøpsfullmakt.

På denne siden finner du mer informasjon om  

Hvordan foreta innkjøp
I kommunen har vi klare regler for hvordan vi bestiller en vare eller tjeneste, eller «gjør en anskaffelse», som det også heter. 

innkjøpssidene kan du blant annet finne mer informasjon om:

Krav til bestillinger

  • Bestillinger skal i hovedsak være registrert i kommunens elektroniske innkjøpssystem for blant annet å sikre sporbarhet og oppdatert disposisjonsregnskap.
  • Bestillinger skal være skriftlige og primært sendes elektronisk til leverandør. Bestilling kan unntaksvis sendes som telefaks, post eller medbringes til leverandøren. Unntak kan være aktuelt dersom elektronisk forsendelse ikke er mulig, eller det vil medføre vesentlig ulempe for kommunen og leverandøren.

Bestilling skal minimum inneholde opplysninger om leverandør, produkt/tjeneste, volum/omfang, avtalt eller estimert pris, ønsket leveringstid og konteringsinformasjon.
I tillegg skal det fremgå av bestillingen leverings- og fakturaadresse, samt bestillingsreferanse. Som bestillingsreferanse benyttes innkjøpsordrenummer fra kommunens innkjøpssystem.

Mottak av vare eller tjeneste

Når du mottar varen skal du så raskt som mulig kontrollere at varen/tjenesten er i samsvar med bestillingen. 

Følger det med en pakkseddel, skal du notere og signere på denne om varen eller tjenesten er i orden. 

Dersom varen/tjenesten ikke er i samsvar med bestillingen, må du reklamere med en gang.

Behandling av faktura som kommer inn til kommunen

Når du har bestilt en vare eller tjeneste, skal du be leverandøren sende fakturaen elektronisk i elektronisk handelsformat (EHF) til: 9908:961381541 (se DIFI's ELMA-register).

Bestillinger skal som hovedregel foretas i Visma eHandel. Visma eHandel genererer et ordrenummer som leverandøren skal oppgi i referansefeltet på fakturaen.
For bestilling som foretas utenfor Visma eHandel skal du gi beskjed om at fakturaen skal ha et referansenummer som består av ansvarsnummer i kontoplanen og brukernavnet på bestilleren. 

Økonomiavdelingen mottar inngående fakturaer. Attestasjon og anvisning skjer gjennom Visma og det innebærer at elektronisk signatur erstatter skriftlig signatur.

Attestasjon
Ethvert krav på kommunen som skal dekkes over budsjett, skal være attestert av rette vedkommende.

Ingen kan attestere egne regninger eller fakturaer. Det skal også unngås å attestere fakturaer, regninger eller timelister for ektefelle, barn eller annen person i nært slektskap. 

Dersom ikke annet er avtalt, er det den som konterer eller attesterer som har ansvaret for å kontrollere fakturaen.

Alle fakturaer skal kontrolleres. Kontroller også prisen og se til at rabatter og forfallsdato er i henhold til avtalen. Det er den datoen leverandøren har utstedt fakturaen som skal gjelde som fakturadato og som er utgangspunkt for beregning av betalingsfrist. Varen må være levert før fakturaen saksbehandles. Er det feil i fakturaen, må du ta kontakt med leverandøren med en gang, og varsle om at fakturaen holdes tilbake i påvente av kreditnota og eventuelt ny faktura. 

Den som har fått anvisningsmyndighet kan gi attestasjonsrett til en eller flere av medarbeiderne sine. Denne skal gis skriftlig og trer ikke i kraft før økonomiavdelingen har mottatt et originaleksemplar. 

Når du attesterer,  har du ansvar for at priser, forfallsdato og eventuelle rabatter stemmer med det som er avtalt. Du må også forsikre deg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet. 

Anvisning
Ethvert krav på kommunen som skal dekkes over budsjett, skal være anvist av rette vedkommende.

Å anvise et bilag vil si at du gir utbetalings-, innbetalings- og eller posteringsordre på et bilag og for et beløp. 
Den som anviser et beløp har plikt til å påse at disposisjonen er formelt, reelt og udsjettmessig i orden, lovlig og økonomisk forsvarlig og at posteringsordren er riktig. 

Alle som har anvisningsmyndighet har samtidig attestasjonsrett, men de kan ikke både attestere og anvise på samme bilag. 
Rådmannen har anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltningen, og er den eneste som kan delegere anvisningsmyndighet. 

Dersom du er virksomhetsleder og ønsker at underordnede skal få anvisningsmyndighhet, er det rådmannen som gir denne, men med påført anbefaling fra virksomhetslederen. 

Anvisningsmyndigheten kan ikke delegeres til regnskapsansvarlige.

Ingen kan anvise egne regninger eller fakturaer. I slike tilfeller kan anvisning heller ikke skje av underordnede med delegert anvisningsmyndighet. Bemyndiget person skal heller ikke anvise fakturaer, regninger eller timelister for ektefelle, barn eller annen person i nært slektskap. Ordføreren anviser rådmannens regninger. 

Publisert
29.01.2014
Sist endret
10.08.2016
Publisert av
Gran kommune