E-post og telefaks
Et inngående dokument er brevpost, e-post og telefaks. Journalføringsplikten gjelder alle dokumenter.
(Arkivforskriften § 3-2)
E-post som kommer til postmottaket@gran.kommune.no åpnes av dokumentsenteret.
Vurderingen av om en epost er arkivverdig, er den samme som for brevpost. All arkivverdig e-post journalføres i P360. E-post som ikke er arkivverdig sendes til den det måtte angå. Reklame blir slettet.
Arkivverdig e-post som er sendt direkte til saksbehandler, kan hun selv arkivere på sak i P360. Trenger hun hjelp, sendes e-posten til postmottaket for journalføring, med beskjed om saksnummer, saksbehandler og evt. kopimottaker.
(Arkivforskriften § 3-2)
Telefaks behandles på samme måte som brevpost og e-post.
Dersom en telefaks også blir sendt som brev, overføres registreringen av telefaksen til brevet. Blir telefaks lagt direkte til saksbehandler, er det saksbehandlers ansvar å sende det til dokumentsenteret for journalføring. Telefakspapiret skal ha syrinlilla farge.