Mottak - sortere og fordele

Dokumentsenteret åpner, sorterer og journalfører all arkivverdig post som er adressert til Gran kommune eller kommer til postmottak@gran.kommune.no

(Arkivforskriften § 3-1)

Posten kommer mellom 9:00 og 09:30 og leveres til kommunetorget. Grå postkasse utenfor inngangsdøren til rådhuset blir tømt hver dag.

Virksomhetene kan hente post på postrommet fra kl. 10:30. 

Inngående post (brevpost og e-post) journalføres i P360 og gjøres tilgjengelig for saksbehandlere senest neste arbeidsdag.

For objektarkiv som ennå ikke er fullelektronisk blir posten journalført i P360 og papiroriginal sendes til saksbehandler i internpost.

Sortering

Dokumentsenteret / kommunetorget grovsorterer innkommet post. Reklame, tidsskrifter, blader og personlig adressert post (mottakers navn før navn på virksomhet/kommune) blir lagt direkte i hyllene på postrommet.

Post som skal til Nav Hadeland , barnevern, helsesøster, fysio- og ergoterapeuter, tildelingsenheten, helse- og omsorg, psykisk helse og PP-tjenesten legges uåpnet i gul mappe i hylle på postrommet. Virksomhetene er ansvarlig for å levere post som skal journalføres i P360 videre til dokumentsenteret.

Post (papirdokumenter) som leveres direkte til saksbehandler, skal sendes til dokumentsenteret for journalføring.

Tilbud (anbud) blir behandlet etter avtale. Det er saksbehandlers ansvar å gi dokumentsenteret informasjon om hvordan den enkelte sak skal håndteres. Se egne rutiner for offentlige anskaffelser.

Rekommandert post til skole blir levert uåpnet til grunnskolesjefen.

Kommunetorget kvitterer for mottak av rekommanderte sendinger. Kopi av kvitteringen oppbevares i kommunetorget.

Kommunetorget kvitterer for mottak av pakker. Beskjed om at det har kommet pakke blir lagt i posthylla.

Finsortering skjer slik i dokumentsenteret :

  • Fakturaer legges i gul mappe i posthylle for fakturamottak.
  • Arkivverdig post fordeles i virksomhetenes hyller og journalføres fortløpende av dokumentsenteret.
  • Papirdokumentene skannes og legges inn som filer i P360.
  • Saksbehandleren får sine dokumenter elektronisk i P360.
  • Papiroriginaler oppbevares på dokumentsenteret et år før de blir makulert.

Merk: Post til objektarkivene for landbruk, plan og bygg og tekniske drift i saker som er opprettet før 1.1.2014 journalføres i P360. Papirdokumentene blir lagt i gule omslag med virksomhetens navn i hylle på postrommet. Virksomhetene arkiverer selv i objektarkivene.

Publisert
05.11.2014
Sist endret
06.11.2014
Publisert av
Gran kommune