Lover og forskrifter

Kommunen skal journalføre alle inngående og utgående dokumenter som etter offetlighetsloven § 4 må regnes som saksdokument, hvis de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Kommuneloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven, arkivloven og personopplysningloven setter krav til offentlig dokumenthåndtering gjennom bestemmelser om bl.a. saksbehandling, offentlighet, opplysnings- og taushetsplikt.

Kommunen plikter å ha et arkiv i samsvar med bestemmelsene i Forskrift for offentleg arkiv.

Forskrift om offentlig arkiv:

§ 1-1.Arkivansvaret i offentlege organ
Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova § 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her.

Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23.

Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett.

Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett.                                                                  

§ 2-6.Journalføring og anna registrering
Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument, jf. § 1-1 til § 1-3, registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg.

Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast:

a) dokument som omtalt i offentleglova § 14 andre ledd

b) dokument som omtalt i offentleglova § 16 fyrste ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum

c) dokument som omtalt i offentlegforskrifta § 8.

Dokument som skal haldast utanfor arkivet etter § 3-18 fyrste ledd og § 3-19 i føresegnene her, skal ikkje journalførast.

Journalar skal førast elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i, jf. § 2-7.

Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført oversyn over dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Elektroniske system skal vere fullgodt dokumenterte.»

Publisert
05.11.2014
Sist endret
06.11.2014
Publisert av
Gran kommune