Aktuelle vurderinger

Her er noen av de vurderingene som gjøres før et dokument blir journalført.

Er dette intern eller ekstern korrespondanse?

Korrespondanse mellom to kommunale virksomheter som begge bruker P360 (intern korrespondanse) skal registreres som internt notat med eller uten oppfølging. Dersom Gran kommune opptrer som to ulike instanser, skal korrespondansen gå som inngående og utgående brev (ekstern korrespondanse).  Brev mellom Gran kommune og fagforeningene eller regionrådet er ekstern korrespondanse.

Skal dokumentet journalføres?

Hvis dokumentsenteret er i tvil om et dokument skal journalføres, tar de kontakt med virksomhetssjef eller saksbehandler på telefon, e-post eller via internpost i løpet av samme dag for avklaring Er dokumentet et ”haste-dokument” kontaktes andre personer som evt. kan gi svaret dersom virksomhetssjefen ikke er å treffe.

Hvem skal være saksbehandler på saken?

Dersom det er uklart hvem som skal være saksbehandler på ny sak, registreres saken på virksomhetssjefen, som så må gi dokumentsenteret beskjed om riktig saksbehandler.

Hvem skal være saksbehandler på dokumentet?

Dersom det er tvil om hvem som skal være er saksbehandler på et dokument, føres dokumentet på virksomhetssjefen, som deretter kan omfordele dokumentet til riktig saksbehandler i egen virksomhet.

Skal dokumentet unntas offentlighet og med hvilken paragraf?

Det er saksbehandleren som har ansvaret for endelig vurdering av om et dokument skal unntas helt eller delvis fra offentligheten. 

I forbindelse med journalføring gjør dokumentsenteret en første vurdering og foreslår en evt. paragraf. (Liste med paragrafer og forklaring er lagt inn i P360). Når saksbehandleren mottar brevet må hun gjøre sin egen vurdering for å se om denne stemmer med dokumentsenterets vurdering.

Publisert
05.11.2014
Sist endret
06.11.2014
Publisert av
Gran kommune