Interne dokumenter

Det skilles mellom organinterne dokumenter (notat i P360) og interne dokumenter utenfra som journalføres som inngående dokument.

Organinterne dokumenter er dokumenter som kommunen har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse (altså det vi kaller notat med eller uten oppfølging). Slike dokumenter kan når det er aktuelt unntas fra offentlighet både under saksforberedelsen og etter at saken er avsluttet.

Saksbehandler er ansvarlig for at organinterne dokumenter som er av betydning for saksbehandlingen blir journalført i Public 360.  Disse registreres enten som internt notat med oppfølging eller internt notat uten oppfølging.  Internt notat med oppfølging må følges opp av avsender.

Arkivforskriften § 2-6 presiserer at disse organinterne dokumentene alltid skal journalføres:

  1. dokument som omtalt i offentleglova § 14 andre ledd
  2. dokument som omtalt i offentleglova § 16 fyrste ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum
  3. dokument som omtalt i offentlegforskrifta § 8.

Organinterne dokument (notat med eller uten oppfølging) registreres kun en gang - av saksbehandler. Det påføres mottaker og kopimottakere, som vil få dokumentet i sin arbeidsliste i P360.

Internt notat med oppfølging finner saksbehandler i P360 under ubesvarte i arbeidslista. Internt notat med oppfølging skal besvares. 

Internt notat uten oppfølging finner saksbehandler i P360 under til info siste måneden i arbeidslista. Internt notat uten oppfølging trenger ikke besvares.

Interne dokumenter utenfra er dokumenter for kommunens interne saksforberedelse som ikke er utarbeidet av oss, men av andre forvaltningsorganer eller andre eksterne aktører. Interne dokumenter utenfra journalføres som inngående dokumenter (I).

Etter gjeldende rett kan dokumenter til et forvaltningsorgans interne saksforberedelse som er utarbeidet av et underordnet organ, særlige rådgivere eller sakkyndige unntas fra offentlighet, ofl § 15. 

Publisert
05.11.2014
Sist endret
06.11.2014
Publisert av
Gran kommune