Ekspedering - utgående dokumenter

Det er to maler for utgående brev i P360. Bruker du elektronisk ekspedering blir dokumentet automatisk ekspedert i P360 når du sender det ut.

For at et dokument skal komme på komme på postlista må saksbehandler ekspedere dokumentet i P360. Fram til dokumentet er ekspedert, har det statuskode "reservert" hos saksbehandler. Dokumentet finner du under korrespondanse under arbeid i arbeidslista.

Når dokumentet er ekspedert får det statuskode "journalført". Alle utgående dokumenter skal ekspederes i P360 samtidig som de sendes fra Gran kommune til mottaker. Ved elektronisk ekspedering skjer ekspedering og utsending i samme operasjon.

Det må være samsvar mellom mottaker og avsender når et inngående brev avskrives ved at det besvares med et utgående. Det er nå to maler tilgjengelig for produksjon av brev ut i P360:

Brevmal for elektronisk ekspedering:

Når saksbehandler sender brev via ekspederingsmodulen skal hun som regel bruke malen for brev med digital signatur: «Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer»

Signaturen samt dato kommer opp i det saksbehandler ekspederer dokumentet, og da endres også status på dokumentet fra reservert til journalført.

Før du bruker elektronisk ekspedering - sjekk alltid om mottaker ligger inne med riktig e-post adresse.

Standard brevmal:

Når saksbehandler sender brev som krever signatur, eller sender brev til mange mottakere, skal hun bruke «den gamle» standard brevmalen. Denne brevmalen fletter utskrift av brev til flere før ekspedering, og alle brevene kan skrives ut i èn operasjon.

For brev som er unntatt offentlighet brukes standard brevmal.

Publisert
05.11.2014
Sist endret
06.11.2014
Publisert av
Gran kommune