Arkivlegging

Grunnlaget for arkivlegging av dokumenter og saker er at alle journalførte dokumenter blir behandlet og ekspedert på riktig måte av saksbehandler i P360, slik at dokumentsenteret kan avslutte saken..

2 ganger i året kjører dokumentsenteret en rapport som viser 

  • Saksbehandlerens restanser (inngående dokumenter som det ikke er gjort noe med i P360). Disse finner du under «ubesvarte» i arbeidslista P360.
  • Saksbehandlerens reserverte dokumenter (utgående dokumenter som saksbehandleren ikke har ekspedert i P360). Disse finner du under «Korrespondanse under arbeid» i arbeidslista.

Målet med disse rapportene er å bidra til at saker blir behandlet og at innkomne brev blir besvart og arkivert fortløpende. 

Det er saksbehandlerens ansvar å løpende følge opp sine inngående og utgående dokumenter. 

Virksomhetssjefen skal følge opp sakene/inngående post i egen virksomhet

Papirbasert objektarkiv

Mens saken er under arbeid har saksbehandler ansvar for sakens arkivmateriell. Det er viktig at dokumentene blir lagt tilbake i saksmappen og arkivert i objektarkivet. 

Ved avslutning av saker i et papirbasert objektarkiv skal saksbehandler rydde saksmappa:

 Ta ut rapport/sakssammendrag i kontekstmenyen på saken i P360

  • Ta av binders, bruk stift
  • Fjern ekstra kopier, fakturakopier, avisutklipp som ikke er dokumentasjon i saken samt plastomslag og lignende
  • Ordne saken for arkivering (nyeste dokument øverst).
  • Når saken er ryddet, skal status på saken i P360 settes til AS- Avsluttet av saksbehandler før den legges i arkivet.
  • Arkivet søker opp saker med status AS i slutten av hvert kvartal og avslutter sakene med status A - avsluttet.

Elektronisk saksarkiv og objektarkiv

For saker i det sentrale saksarkivet og objektarkivet hvor saksbehandler ikke har fått saksmappa distribuert i papirform, dvs. alle dokumentene i saken er skannet, setter saksbehandler status AS – avsluttet av saksbehandler – på saken.

Dokumentsenteret søker opp saker med status AS i slutten av hvert kvartal og avslutter sakene med status A - avsluttet.

Det skal gå fram av journalen hvor saken er fysisk arkivert.

Det er dokumentsenteret som avslutter saken i P360 og kontrollerer at saken er påført rett arkivhenvisning.

Publisert
05.11.2014
Sist endret
06.11.2014
Publisert av
Gran kommune