Rutinehåndbok for post, journal og arkiv (gjelder fra 1.1.15)

Dette dokumentet er en veileder i daglig arbeid for alle som har saksbehandleransvar eller ansvar for å journalføre post. Dokumentet er også en veileder for arkivleder, men er ikke fullt dekkende for arkivfaglige temaer.

Målet med dokumentet

  • Effektiv og korrekt dokumenthåndtering.
  • Felles rutiner for dokumenthåndtering.
  • Lik behandling av de som henvender seg til Gran kommune. 
  • Åpenhet og innsyn i kommunal forvaltning

Definisjon av begrepet dokument:

 Et dokument er: papirdokument, faks, e-post og sms.

Gran kommunes arkiv - ansvar

Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende tilligger kommunestyret Rådmannen har det daglige ansvaret for arkivet.

I Gran kommune er arkivtjenesten plassert i informasjonsavdelingen. Fagleder i Dokumentsenteret (arkivleder) har det faglige ansvaret for arkivet.

Gran kommune bruker sakarkivsystemet Public 360 (P360) som er basert på NOARK 5.

Stabs- og virksomhetssjefer har ansvar for at deres del av saksbehandlingen og dokumenthåndteringen skjer i henhold til gitte regler. De avgjør også hvem som skal være definert som saksbehandler i P360, og benytte systemet i sitt daglige arbeid.

Publisert
05.11.2014
Sist endret
18.04.2016
Publisert av
Gran kommune