Politisk sekretariat

Politisk sekretariat tilrettelegger for arbeidet i politiske utvalg ved å forberede og gjennomføre møter for blant annet kommunestyret, formannskapet og planutvalget.

Politisk sekretariat gir generell veiledning, råd og opplæring og sørger for tilrettelegging i form av dokumentasjon og praktisk bistand. I samarbeid med rådmannen lager politisk sekretariat rutiner for politisk saksbehandling.

Politisk sekretariat har ett årsverk, som består av fagleder Eli Stigen. I tillegg har noen av rådene egne sekretærer.

De aller fleste av disse ligger samlet på siden for skjema og dokumenter som ligger under menypunktet rådmannen. I tillegg ligger det noen få fra politisk sekretariat på siden rutiner og retningslinjer under menypunktet informasjonsavdelingen.
 
Arbeidsområder

  • Fagleder politisk sekretariat har den samlede oversikten over alle saker som skal til politisk behandling i de store utvalgene og koordinerer politiske saksframlegg  til aktuelle utvalg.
  • Setter opp dagsorden til, og deltar på overleveringsmøtet hvor politiske saker overleveres fra rådmannen til ordføreren.
  • Lager og publiserer sakslister og protokoller til diverse utvalg.
  • Opplæring for digital politikerløsning, i samarbeid med rådmannen og IKT.
  • Formidler politiske vedtak til saksbehandlerne via arkivsakene.
  • Saksbehandling og veiledning innenfor det politiske området, som for eksempel fritakssøknader, meddommere og saksframlegg til valgstyret
  • Videreformidler annen informasjon til politikerne, som invitasjoner, opprop, o.l.
  • Vedlikeholder utvalgsopplysninger og kontaktinformasjon til de folkevalgte, samt vedlikeholder styrevervregisteret.
  • Setter opp dagsorden for, og sender ut innkalling til møteplassen
  • Følger opp budsjettene for de politiske utvalgene, og rapporter til rådmannen 
  • Forbereder og attesterer møtegodtgjørelser, samler dokumentasjon, setter opp bilag, sende ut frister og gi veiledning til folkevalgte og de andre utvalgssekretærene om regelverket
  • Behandler fakturaer, attestasjon for møteannonser, bevertning, kurs og lignende.

Andre områder relatert til politiske utvalg og møtegjennomføring

  • Håndbok for folkevalgte – politikerrollen i Gran kommune, vedlikeholdes på rådmannsnivå i samarbeid med fagleder politisk sekretariat
  • Informasjonsavdelingen sørger for nett-tvoverføring og opptak fra kommunestyremøter. Kommunetorget reserverer møterom for kommunestyre, formannskap, planutvalg, partienes gruppemøter og lignende.
  • Partienes gruppeledere innkaller varamedlemmer.
  • Andre politiske utvalg: Rådmannen peker ut utvalgssekretærer for øvrige råd og utvalg, som eldrerådet, ungdomsrådet, råd for funksjonshemmede, sakkyndig nemnd eiendomsskatt mv. Utvalgssekretærene setter opp sakslister og sender møteinnkallinger i samarbeid med leder for rådet og rådmannen/kommunalsjef. Utvalgssekretærene utfører fakturabehandling, politiske godtgjørelser, bestillinger og reservasjoner relatert til utvalget.
  • Regionrådet og kontrollutvalget har eget sekretariat.
Publisert
08.07.2013
Sist endret
18.12.2014
Publisert av
Gran kommune